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En partant du principe que vous avez trouvé manuels, tables et chaises et autre matériel, considérons que plus rien ne vous arrête pour ouvrir votre école !
D’ores et déjà, sachez qu’en tant qu’établissement indépendant vous n’êtes pas tenu par le calendrier scolaire de l’éducation nationale (ni par ses dates, ni par la durée de l’enseignement). Vous n’êtes donc pas obligé de faire votre rentrée le même jour que les écoles publiques ou sous contrat. Votre rentrée peut être avant ou après.
Pensez à vous assurer que votre établissement est correctement enregistré dans les systèmes d’information du rectorat et que vous disposez bien d’un numéro « UAI » (Unité Administrative Immatriculée). Chaque établissement scolaire bénéficie d’un code UAI (anciennement RNE) composé de 7 chiffres et d’une lettre. Ce numéro est notamment la preuve que votre établissement est bien déclaré auprès du rectorat et a une existence légale.
Sommaire
Les déclarations (élèves, enseignants)
Dans les huit jours de la rentrée des classes, vous devez adresser la liste de tous vos élèves au maire de la commune de votre établissement, au maire de la commune de résidence de chaque élève mais aussi au directeur académique.
Si des départs ou arrivées d’élèves ont lieu en cours d’année vous devez envoyer un état des mutations à la fin du mois concerné à la Mairie et à l’Académie.
Vos parents d’élèves doivent également déclarer à la mairie de leur commune que leur enfants sont scolarisés dans votre établissement. Pensez à les en informer car ils connaissent rarement cette obligation qui concerne les parents d’enfants scolarisés dans un établissements hors contrat ou instruits en famille (article R 131-18 du code de l’éducation).
Au cours de la première quinzaine du mois de novembre, une liste des personnes exerçant des fonctions d’enseignement dans votre établissement doit être adressée à l’autorité académique avec les justificatifs permettant d’établir que chacune de ces personnes remplit les conditions exigées par la loi. Cela concerne les bénévoles autant que les salariés.
Les registres et documents
L’établissement doit tenir un certain nombre de registres, prescrits par le code de l’éducation et le code du travail et/ou réclamés lors d’inspections (académiques ou autres) :
Registres et documents pédagogiques
- la liste des enfants scolarisés comportant pour chacun nom, prénoms, âge, domicile et classe ;
- un registre d’appel par classe, permettant de consigner les demi-journées d’absences et les retard des élèves par mois et par classe ;
- un dossier individuel d’absence en cas d’élève non assidu (qui peut se résumer à une feuille mobile) ;
- le programme annuel de chaque classe (avec progressions correspondantes, très recommandées, au moins en grammaire et en mathématiques !) ;
- un journal de classe (liste journalière des cours et activités effectuées) ;
- un dossier individuel pour chaque personnel, salarié ou bénévole, en contact avec les enfants comportant les nom, prénoms, âge, nationalité, diplômes (essentiellement pour les enseignants et le directeur), justificatifs de domicile et extrait de casier judiciaire n°3 à renouveler chaque année.
Registres sociaux
Le registre unique du personnel qui ne concerne que les personnels salariés et peut être tenu sur support numérique.
Le DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels). En tant qu’employeur (même d’un seul salarié), la loi vous impose d’évaluer les risques qui existent dans votre établissement en matière de santé et de sécurité des salariés. Pour cela, vous devez établir et tenir à jour un document unique d’évaluation des risques professionnels. Vous pouvez nous contacter pour plus d’information sur le sujet.
Registres ERP (établissement recevant du public)
Le registre de sécurité incendie est un document qui indique la conduite à tenir en cas d’incendie ou d’évacuation à vos équipes et à votre public. Il permet à chacun de se tenir informé des règles de sécurité incendie et de recenser l’ensemble du matériel de lutte contre l’incendie présent dans l’établissement, pour veiller à une maintenance régulière.
Le registre d’accessibilité présente toutes les conditions d’accessibilité actuelles de l’établissement concerné où celles à venir dans le cas de réalisation d’un agenda d’accessibilité programmé. Ce dernier informe de l’intégralité des dispositions à prendre pour permettre de rendre les lieux accessibles par les porteurs de handicap.
Les affichages obligatoires
Dès lors que vous avez ne serait-ce qu’un salarié, certaines informations doivent être affichées au sein de l’école ou facilement accessibles.
On peut trouver sur le site officiel de l’administration française un récapitulatif des affichages sous forme de tableaux simples et explicites.
Beaucoup de prestataires vous proposeront des kits d’affichage pour votre établissement. Sachez que vous pouvez tout trouver sur internet pour réaliser vous-même vos affichages (les panneaux d’interdiction de fumer, les textes sur le harcèlement, etc.).
La sécurité et la santé des élèves
Vous êtes nombreux à nous demander, lors de nos formations notamment, si vous êtes obligés d’avoir une infirmerie dédiée et/ou une infirmière. La réponse est non.
Cependant, vous devez a minima posséder une trousse de premier secours qui contiendra antiseptiques, pansements, paires de ciseaux, thermomètre, couverture isothermique etc. Elle sera placée dans une armoire fermée à clé.
Vous n’avez pas le droit de donner le moindre médicament aux enfants sauf cas exceptionnels qui requièrent alors une ordonnance et un écrit des parents.
Pensez à afficher un protocole d’alerte au SAMU en cas d’urgence à proximité de l’armoire à pharmacie.
Dans le domaine de la sécurité, la mise en place d’un PPMS (plan particulier de mise en sureté) est obligatoire dans les établissements scolaires. Vous pouvez nous contacter pour plus d’information sur le sujet.
Sachez que vous devez réaliser, durant l’année scolaire, 3 exercices par an, dont un exercice sur le risque attentat-intrusion avant les vacances de Toussaint.
Deux exercices de type “évacuation incendie” au minimum sont à réaliser au cours de l’année scolaire, le premier devant avoir lieu dans le mois qui suit la rentrée.
Un compte rendu synthétique de chaque exercice doit être consigné dans le Registre de sécurité.
La restauration
A vos débuts, vous aurez rarement les moyens et la place d’avoir une cantine digne de ce nom. Les parents de leur côté ne seront pas forcément enclins à payer un service, souvent onéreux, de livraison des repas par un traiteur. C’est pourquoi, bon nombre d’écoles indépendantes procèdent avec des paniers repas apportés par les enfants, et manipulés exclusivement par eux. Il existe dans le commerce des conteneurs isothermes séparant le chaud et le froid, efficaces sur la demi-journée.
Quatre points essentiels doivent être respectés pour les paniers repas :
- la famille assume la responsabilité de la fourniture du repas (composants, couverts, conditionnements, transports et stockage) ;
- les éléments du repas doivent être parfaitement identifiés pour éviter toute erreur ou substitution ;
- la chaîne du froid de la fabrication (ou l’achat) du repas jusqu’à la présentation à l’enfant doit être respectée ;
- les produits conservés au froid doivent être transportés dans des glacières ou des sacs isothermes munis de plaques eutectiques ou, à défaut, de bouteilles d’eau congelées, en quantité suffisante (pour information, consultez la circulaire n° 2002-004 du 3 janvier 2002 relative à »la sécurité des aliments : les bons gestes »).
Avant consommation dans l’enceinte de l’école, les produits qui nécessitent une conservation au froid doivent demeurer dans la glacière ou le sac isotherme jusqu’au dernier moment, à l’abri de toute source de chaleur, notamment du soleil.
Dès lors que vous réchauffez les repas des enfants au micro-ondes, cette seule action est considérée comme une manipulation de denrées et à ce titre vous oblige à respecter des normes contraignantes.
Les normes peuvent changer régulièrement. Vérifiez-les auprès des services compétents d’hygiène et vétérinaires (sécurité des aliments) de votre département.
